Как ускорить работу с Excel? 13 фишек, работы с таблицами!

Как увеличить скорость работы в Excel да и с таблицами в целом? Несколько суперприемов для продуктивной и ускоренной работы с таблицей Excel

Стандартный офисный пакет Microsoft сегодня известен всем – от школьников средних классов до бухгалтеров солидных фирм. В нем содержится полный комплект инструментов для составления документации, в том числе специальная таблица, которая призвана облегчить работу с данными. Однако многие ее обходят стороной. Мотивация: «Слишком сложно».

Так вот, мы хотим предложить вниманию пользователей несколько приемов, ускоряющих взаимодействие с Excel. Все советы – от Н. Павлова, эксперта MicrosoftOffice, разработчика этих продуктов, IT-тренера, автора спецпроекта «Планета Excel».

1. Мгновенный перенос информации в диаграмму

Гипотетическая ситуация: в уже составленную диаграмму надо добавить новые, только появившиеся сведения. Как это сделать быстро и без случайных потерь? Как ускорить работу с Excel? Довольно просто…

Нужно скопировать участок, где они содержатся, использовав сочетание клавиш Ctrl/C (cmd/C на macOS), которое сохранит в буфере обмена все данные. Затем вам потребуется перевести курсор в рабочее поле (ячейку) и нажать Ctrl/V (cmd/V на macOS). Такое действие позволит перенести выделенное в строго необходимую графу.

2. Копирование сведений без включения формата

Про магический маркер автоматического заполнения наверняка знают все. Это такой черный тонкий крест, расположенный в углу ячейки (внизу справа). Потянув за него, можно копировать одну ячейку или группу, если формула охватывает сразу несколько из них.

Но у него есть одно неудобство: данное действие нередко вносит нарушение в дизайн самой таблицы, поскольку копированию подлежат не только расположенные в ней сведения, но и форматирование ячеек. Подобного можно избежать!

Просто надо кликнуть на тег после выполнения потягивания маркером (черным крестом). Это специальное обозначение, которое возникает в нижнем правом углу выделенного для копирования поля.

А еще если выбрать функцию Fill WithoutFormatting (копировать лишь значения), тогда Excel добавит в буфер обмена нужную информацию, не испортив оформление, то есть захватит ее без существующего формата.

excel-bistro

3. Моментальная вставка нужных изменений

FlashFill – так называется эта опция. Она присутствует лишь в последнем варианте таблицы от Microsoft (за 2013-ый год), однако стоит подробного разбора. Предположим, что у вас имеется перечень ФИО, написанных в полной версии (Петров Петр Петрович), а вам надо преобразовать их, чтобы в списке они имели сокращенный вид – Петров П. П.

Для выполнения такого изменения достаточно просто начать вручную вводить необходимый текст в расположенный рядом столбец (соседний). После этого система Excel на 2-3 строке сделает попытку предугадать действия пользователя и дальше все обработает сама – автоматически.

Вам останется лишь подтвердить изменения, кликнув на Enter. Тогда все имена моментально приобретут нужный формат. Так можно совмещать ФИО из фрагментов, извлекать фамилию-отчество из e-mail и проч.

4. Отображение на карте данных из Excel

В свежем варианте таблицы 2013-го года реализована возможность отображать на интерактивной карте пользовательскую информацию – к примеру, продажу по населенным пунктам. Что необходимо предпринять для ее активации?

  1. На вкладке Insert зайти в OfficeStore, найти в магазине приложений модуль BingMaps и установить его. Сделать это можно еще одним путем – по переходу на прямой линк с веб-ресурса, щелкнув на клавишу Add.
  2. После добавления плагина отыскать его в перечне приложений (MyApps) и перенести на рабочий стол.
  3. Выбрать ячейки со сведениями в таблице и кликнуть в модуле карты на ShowLocations для отображения своих данных.
  4. Установить палитру и тип диаграммы, пройдя в настройки плагина.

5. Эффективное создание спарклайнов

Они представляют собой небольшие диаграммы, изображенные прямо в ячейках. Наглядно передают изменение пользовательских данных. Для их создания надо нажать на Columns или Line, находящиеся во вкладке Insert (в группе Sparklines).

Затем в появившемся поле следует отметить диапазон начальных цифровых сведений и ячейки, в которых вы намерены разместить спарклайны. После клика на Enter система автоматически образует их в выбранных окнах.

На возникшей вкладке Design (дизайн/конструктор) можно будет задать их тип, колер, активировать передачу наивысших и наименьших значений, а также многое другое.

Attractive businessman showing happiness in success

6. Быстрое переключение на необходимый лист

Знакомо: в Excel уже столько рабочих листов, что становится сложно ориентироваться в них. Обычно такое происходит, когда их совокупный объем переваливает за несколько десятков.

Чтобы срочно отыскать желаемую страницу и перейти на нее, щелкните правой кнопкой на прокруте ярлычков (листов). Этот параметр размещен внизу с левой стороны окошка. Такие действия вызовут оглавление, откуда можно моментально перейти на необходимый лист.

Еще один вариант: создайте отдельно вкладку с гиперссылками. Это более сложное решение, но зато комфортное.

7. Формирование «умной таблицы»

Обычный список может быть переформирован в таблицу. Для этого надо выделить поле с внесенными сведениями и кликнуть на «Home/FormatAsTable». Помимо трендового полосатого раскраса, она получит несколько полезных функций:

  • строку результатов с автоподсчетом (добавление через вкладку Design);
  • закрепление шапки при прокрутке и включение в ней опций сортирования и отбора;
  • автоматическое копирование на целый столбец введенных формул;
  • растягивание таблицы при образовании новых строчек/столбцов.

8. Создание выпадающих списков

Когда возникает необходимость внесения строго определенных данных из разрешенного набора (значений «нет» и «да», информации из документов отделов фирмы и проч.), это реально воплотить с использованием выпадающего списка. Процесс предполагает всего несколько действий:

  1. Выбрать группу ячеек либо только одну, в которой предполагается подобное ограничение.
  2. Нажать на Data/Validation.
  3. В перечне Allow (тип) найти List (список) и щелкнуть на него.
  4. В Source указать диапазон с эталонными вариациями деталей, которые должны возникать в момент ввода.

9. Восстановление потерянных или несохраненных файлов

Если после кропотливого и продолжительного внесения данных в таблицу вы случайно нажали «нет» при вопросе о сохранении, не спешите бегать по офису, схватившись за голову, а затем повторно корпеть над работой. Все можно сделать гораздо проще.

В программе 2010-го года присутствует возможность исправить нелицеприятную ситуацию, кликнув на «File/Recent» и отыскав справа внизу дисплея Recover UnsavedWorkbooks.

В версии 2013-го года путь возвращения утраченных данных немного иной. Пользователю нужно нажать на «File/Properties/Recover UnsavedWorkbooks». После этого должна открыться особая папка MicrosoftOffice, где в таких случаях временно откладываются все копии измененных/созданных, но несохраненных документов.

excel

10. Конвертация строчек в столбцы и наоборот

При необходимости вручную преобразовать ячейки из строчек в столбцы, можно поступить просто и легко:

  1. выделить нужное поле;
  2. копировать при помощи Ctrl/C или правой кнопкой мышки через клик на Copy (в русскоязычной версии – «копировать»);
  3. перевести курсор на ячейку, куда надо переместить информацию;
  4. щелкнуть правой кнопкой мышки в контекстном меню;
  5. выбрать опцию Transpose (транспортировать – один из вариантов спецвставки).

Если у вас устаревшая версия Excel, то предлагается поступить иным образом, поскольку там нет подобного значка. Чтобы решить проблему, потребуется использовать сочетание клавиш Ctrl/Alt/V и только потом кликнуть на Transpose (транспортировать).

11. Быстрая проверка списков на совпадения и различия

Иногда нужно сравнить два диапазона данных и моментально распознать элементы, которые отличаются либо совпадают. Проще и эффективнее всего это сделать так:

  1. указать столбцы, где надо сравнить значения или информацию, удерживая нажатие на Ctrl;
  2. перейти по цепочке «Home/ConditionalFormatting/Highlight CellRules/DuplicateValues»;
  3. в появившемся списке кликнуть на Unique (уникальные).

12. Подстраивание результатов под необходимые значения

Возможности MicrosoftExcel в данном плане внушительны и серьезны. Особенно это осознаешь, когда уже пробовал подбирать исходные значения в расчетах таблицы, чтобы прийти к необходимому результату.

Программа позволяет сделать подгонку автоматически – причем, гораздо удобнее, проще и быстрее. Для этого потребуется последовать по цепочке «Insert/WhatIfAnalysis/GoalSeek».

В окне, возникшем после данного действия, следует отметить ячейку, где надо подобрать требуемое значение, а затем указать ожидаемый результат и ячейку, которая должна поменяться. Потом идет клик на ok (Enter), после чего программа выполнит все самостоятельно, подогнав под необходимый вам итог. Точность – в пределах 0,001 ед.

13. Дополнительная информация

Безусловно, это еще не все супервозможности Excel. Здесь рассмотрены одни из самых важных и востребованных приемов, которые интересны почти всем пользователям – не только для работы, но и для учебы. На деле, если вникнуть в программу более детально и кропотливо, их можно открыть неимоверное множество. Так, с помощью таблицы реально:

  • отслеживать данные;
  • вести бухгалтерию;
  • контролировать трудовой процесс;
  • составлять отчеты и проч.

Но хочется отметить и другое: по ходу их применения для продуктивного ускорения процессов обязательно стоит учитывать версию офисного пакета, так как цепочка команд в них может отличаться. А в остальном – нет предела совершенству утилит, как и возможностям их освоения.